5 Tips voor je eerste zakenreis

Je doet het geweldig en feite ben je klaar om te gaan knallen. Je hebt je diploma behaald, je hebt een baan gevonden en je bent helemaal klaar om de ladder naar zakelijk succes te gaan beklimmen.


Je doet het zo goed dat je baas je heeft gevraagd om op zakenreis te gaan

Het probleem is echter dat je nog nooit op zakenreis bent geweest en dat je niet precies weet wat je kunt verwachten.

Misschien heb je helemaal niet veel gereisd. Misschien moet je een grote presentatie geven of een belangrijke klant ontmoeten. Je bent nerveus en dat valt te begrijpen.

Hier is een lijst met tips, die je helpen om jouw eerste zakenreis tot een succes te maken.

Zakenreizen zijn vaak intensief en komen met hoge verwachtingen van wat er gedaan moet worden om de kosten te rechtvaardigen. Benader ze bedachtzaam om ze minder stressvol te laten zijn en meer impact te geven.

Voordat je vertrekt

Een goede voorbereiding is het belangrijkste van succesvol reizen en het grootste deel van die voorbereiding moet je thuis doen.


1. Visa

Naast een vliegticket is het wellicht nodig om een visum aan te vragen, zonder een visum zul je voor veel landen geen toegang krijgen.

Een zakenvisum Amerika (of een business visum) voor de Verenigde Staten heet een B1-visum.

Dit zakenvisum is voor degenen, die vanwege bedrijfsgerelateerde redenen en waarvoor geen echt arbeidsloon is vereist of die geen betalingen van een Amerikaanse bron ontvangen, voor een korte periode naar de Verenigde Staten willen reizen.

Zakenvisums zoals hierboven beschreven voor Amerika of bijvoorbeeld een
businessvisum India zijn tegenwoordig heel eenvoudig digitaal aan te vragen.

Een zakenvisum is meestal geschikt voor een verscheidenheid aan bedrijfsgerelateerde activiteiten, zoals het bijwonen van een conferentie, zakelijke bijeenkomsten.

2. Houd altijd een lijst met belangrijke informatie bij de hand


De lijst moet jouw vluchtschema, de naam en het adres van jouw hotel en jouw zakelijke afspraken bevatten.

Wanneer je op de luchthaven parkeert, voeg dan ook aan de lijst toe waar je geparkeerd hebt. Bewaar deze informatie in een notitie-app op je telefoon of op een vel papier in je portemonnee.

Tijdens een zakenreis is deze lijst van levensbelang, dus behandel het dienovereenkomstig.

Neem een notitieblok mee

Of je nu op reis bent voor een vergadering of voor een congres, je moet notities maken. Het typen van notities op een laptop of op een smartphone, terwijl iemand tegen je praat, is onbeleefd. Wees ouderwets en gebruik in plaats daarvan een blocnote.

Neem visitekaartjes mee

Het is belangrijk wanneer je mensen voor werk ontmoet om te netwerken. Het uitdelen van een visitekaartje als je afscheid van elkaar neemt, is een verwachte hoffelijkheid.

Als je nog geen visitekaartjes hebt, vraag dan je baas of het afdelingshoofd of ze je een aantal visitekaartje voor je kunnen bestellen.

Geef iemand die je vertrouwt een schriftelijke kopie van jouw reisplannen.

Het leven gaat gewoon door terwijl jij onderweg bent, dus is het belangrijk dat je vrienden en familie weten waar je in geval van nood te bereiken bent. Stuur jouw vlucht- en hotelinformatie naar je vriendin, ouders of een verantwoordelijke huisgenote.

3. Maak een lijst van spullen die je mee wilt nemen

Als je van huis bent, betekent dat je geen toegang hebt tot alles wat je gewend bent, dus denk in de dagen voorafgaand aan je reis serieus na.

Schrijf alles op wat je nodig hebt om mee te nemen, inclusief kleding, toiletartikelen en alles wat je van kantoor nodig hebt voor je werk.

Je wilt niet aankomen bij een belangrijke vergadering en beseffen dat het dossier, dat je nodig hebt, duizenden kilometers verderop ligt.

Probeer alleen met handbagage te reizen

Natuurlijk kun je in een gigantische koffer meer inpakken, maar het slepen van een zware bagage door een vreemde stad is echt een nachtmerrie.

Voor de meeste zakenreizen heb je alleen een rollende handbagage en een schoudertas nodig.

Je kunt zelfs, als je het zorgvuldig vouwt, een pak in een handbagage pakken. Hoe minder spullen je tijdens het reizen rond hoeft te sjouwen, hoe beter.

Pas de kleding die je draagt aan

Als je voor je werk op reis gaat, ben jij het visitekaartje van je werkgever. Of je nu afspraken met klanten hebt of met de directeur van het bedrijf, je wilt een goede indruk maken en dat betekent dat je je hiervoor moet aankleden.

Tenzij jouw bedrijf een kledingbeleid hanteert voor zakenreizen, moet je je net zo goed te kleden als voor kantoor of eigenlijk liever iets beter.

Neem comfortabele schoenen mee

Reizen door de lucht wordt ook wel ‘vliegen’ genoemd, maar het vereist een verrassende hoeveelheid lopen.

Dat betekent dat het belangrijk is om voor je voeten te zorgen. Je schoenen moeten er leuk uitzien, maar ze moeten ook comfortabel genoeg zijn zodat je geen blaren krijgt als je op luchthavens, in congrescentra of door de straten van de stad moet lopen.

4. Kom vroeg naar de luchthaven

Niemand zal het je kwalijk nemen als je vlucht wordt geannuleerd, maar als je je vliegtuig mist omdat je je hebt verslapen?

Dat is beschamend en het kan je zelfs in de problemen brengen. Neem wat te lezen mee om de tijd te doden en ga vroeg naar de luchthaven.

Als je vaak reist, zorg dan dat je altijd een goed gevulde toilettas hebt klaarstaan

Vergeet niet om je scheerschuim, lippenbalsem en lenzenvloeistof in te pakken. Als vaker per jaar reist, kun je beter een assortiment miniverpakkingen, die op reisformaat zijn, kopen en ze gereed houden voor wanneer je op reis gaat.

Vergeet niet om vloeistoffen in een aparte zak met een ritssluiting te doen, voordat je tas door de veiligheidsscan gaat.

5. Zodra je aankomt

Gefeliciteerd, je bent op je bestemming aangekomen! Geloof het of niet, dat was het makkelijkste gedeelte van je reis. Je bent hier om te werken, dus nu is het jouw tijd om te gaan schitteren. We zullen je laten zien hoe je dat doet.

Hang je kleren uit

Koffers zijn goed voor het vervoeren van je kleding, maar ze zijn nog beter in het kreuken. Het eerste dat je moet doen, als je je hotelkamer bereikt, is jouw kleding uithangen.

Als je kleren gekreukt zijn en je hebt wat tijd over, gebruik dan het strijkijzer en de strijkplank in je kamer om ze weer in vorm te krijgen.

Eet goedkoop

Als je alleen moet eten, zoek dan een gelegenheid waar je redelijk geprijsde gerechten kunt krijgen.

Vijf sterren restaurants zijn ideaal voor het ontvangen van klanten, maar jouw werkgever zal het op prijs stellen als je geen kapitalen aan maaltijden uitgeeft.

Poets je sociale vaardigheden op om het ijs te breken

Reizen voor je werk houdt bijna altijd in dat je belangrijke mensen ontmoet, wat betekent dat je een praatje moet maken.

Extraverte mensen zullen hier niet veel problemen mee hebben, maar introverte mensen moeten misschien wat meer moeite doen om te socialiseren.

Hoe meer indruk je achterlaat, hoe groter de kans om in het bedrijf door te groeien.

Drink niet te veel

Vaak is drank bij zakelijke evenementen in grenzeloze hoeveelheden beschikbaar.

Het is misschien moeilijk om dat te weerstaan, maar het is belangrijk dat je niet te veel drinkt. Zelfs als je collega’s lekker doordrinken, moet jij het bij één of twee drankjes per avond houden.

Neem een biertje of neem nog een extra cola. Vergeet niet dat als je op reis bent voor werk, jij jouw bedrijf vertegenwoordigt. Niemand wil zaken doen met iemand die bij het verlaten van de lobby over de serveerster heen kotst.

Bewaar je bonnetjes goed

De meeste bedrijven vergoeden jouw uitgaven als je onderweg bent. Misschien heb je een creditcard van het bedrijf of krijg je een dagvergoeding (ook wel forfaitaire dagvergoeding buitenland genoemd).

Hoe dan ook, je zult meestal je bonnetjes van restaurants, hotels en taxiritten goed moeten bewaren.

Houd er rekening mee dat niet iedereen bonnen aanbiedt, dus moet je er misschien om vragen (dit is vooral belangrijk in taxi’s).

Heb plezier!

Jouw eerste zakenreis kan ontmoedigend lijken, maar het is ook belangrijk om plezier te hebben.

Als er ruimte in je schema is, neem dan de tijd om de stad of omgeving te bekijken, een vriend te ontmoeten of je gewoon lekker te ontspannen in een koffiebar. Je bent jong, je hebt een betaalde baan en je bezoekt nieuwe plaatsen.

Dit is hoe succes eruit ziet – geniet ervan.